Электронный документооборот

Электронные технологии создания, хранения и передачи документов, без сомнения, имеют преимущества перед бумажным документооборотом. Главные аргументы в пользу электронного документооборота от компании Almexecm.com.ua:

· Создание единого информационного пространства в масштабах предприятия и реализация всех процессов именно в системе (обеспечивает эффективный документооборот в случае удаленного доступа структурных подразделений, филиалов и т.п.);
· Ускорение и прозрачность прохождения документов и предоставления услуг (обеспечивает доступность информации, своевременное и оперативное принятие решений, отслеживание документа на всех этапах его жизненного цикла);
· Оптимизация процессов, связанных с документооборотом, улучшения контроля над всеми информационными потоками и процессами на предприятии (повышается общий уровень качества исполнения документов, посредством осуществления контроля исполнительской дисциплины обеспечивается систематизация и анализ результатов контроля, благодаря чему выявляются проблемы и принимаются меры по совершенствованию системы управления);
· Разграничение полномочий, доступ к документам и действий над ними;
· Возможность совместной работы в рамках единой инфраструктуры (обработка документов одновременно несколькими работниками)
· Повышение скорости поиска документов на предприятии (осуществление поиска в базе документов по различным атрибутам)
· Предотвращение потери важной информации из-за халатности персонала (сохранение документа обеспечивается благодаря регистрации в системе и созданию его электронной копии);
· Повышение уровня информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП (шифрование данных позволяет предотвратить попытки несанкционированного доступа к информации);

Таким образом, основным преимуществом электронной технологии является не столько повышение производительности труда учетчиков и качества документов, сколько формирование на машинных носителях учетных данных, описывающих предметную сферу (фактическое состояние хозяйства) в реальном масштабе времени. Именно это является определяющим с точки зрения возможности информирования различных специалистов для оперативного вмешательства. Информационные технологии на предприятиях различных форм собственности и видов деятельности должны развиваться по электронной технологии через создание интегрированного банка данных для удовлетворения информационных потребностей пользователей в реальном масштабе времени.