Домой Новости Особенности работы архива

Особенности работы архива

111
0

Все исполненные документы с целью обеспечения их обмена, хранения, быстрого розыска формируются по делу и в установленном порядке, передаются в архив. Архив — это организация или структурное подразделение учреждения, осуществляющего прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документальной информации.
Архивное подразделение учреждения, благодаря https://trudarhiv.com.ua/orhanizatsiia-arkhivu/ составляет и постоянно пополняет список органов — источников комплектования, в котором указывается категория документов, принимаются на хранение. Помещение для архивного подразделения учреждения строится специально или переоборудуется из помещений другого назначения.

Архивное подразделение учреждения должен иметь специально оборудованные помещения для:

1) Приема документов;
2) работы посетителей (читальный зал).

Площадь архивохранилища устанавливается, исходя из реального объема и перспективы комплектования архивного отдела и других подразделений учреждения. Помещение строятся с огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. Сочетание архивохранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается.

Окна помещений архивного подразделения учреждения, размещение которых допускает проникновения посторонних лиц, оборудуются откидными металлическими решетками, которые замыкаются изнутри на замок и опечатываются.

Для защиты документов от пыли а архивохранилище нужно:

1. Обеспечить максимально возможную герметичность помещения.
2. Оборудовать вентиляционные системы противопылевыми фильтрами.
3. Устанавливать системы, которые очищают воздух от пыли.
4. При проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной 50% раствором глицерина и тщательно выкрученных.

Для организации надлежащего хранения и защиты служебных документов хранилище оценивают согласно следующим факторам:

1) Хранилище нужно расположить в месте, к которому легко добираться, и которое не имеет явных внешних рисков.
2) Структура здания должна обеспечить соответствующий выбор и стабильность температуры и влажности, защита от пожара, защита от затопления, защиту от загрязнения (радиоактивными изотопами, токсинами и плесенью), меры безопасности, контролируемый доступ в зону хранения, системы обнаружения несанкционированного доступа и соответствующую защиту против поражения насекомых или паразитами.

3) Стеллажи архивохранилища должны соответствовать формату документов и быть достаточно прочными, чтобы выдержать вес документов. контейнеры и упаковки имеют выдержать давление, вызванное содержанием, и не повредить служебные документы во время хранения. пользования служебными документами может стать основанием для применения специального
защиты упаковки, чтобы обеспечить дополнительную защиту от повреждения при проведении разгрузочных работ.

Работа с документами в архивохранилище Передача дела в архив или удаления служебных документов с
одинаковыми сроками их хранения для уничтожения и сроки выполнения этих действий должны были легко определены в документационной системе.

Например, служебные документы, где информация записана на бумажном носителе, имеют одинаковые сроки передачи в архив или удаления их для уничтожение и сроками выполнения этих действий, могут физически храниться рядом.
Чтобы подтвердить или в нести поправки к статусу передачи служебных документов да архива или извлечения его для уничтожения, необходимо до передачи служебного документа пересмотреть историю его использования.

К другим важным операций документы относятся:

1) Выбор совокупности действий, инициирующих передачи или уничтожения служебных документов;
2) подтверждение, что операция, к которой относится служебный документ, завершена;
3) хранение сводного документа о передаче служебных документов в архив или о его уничтожении.

Физическое уничтожение служебных документов осуществляется методом, соответствуют ровно конфиденциальности. Учреждение может сохранять результаты проверки, где задокументированы все случаи уничтожения служебных документов.
Также может потребоваться согласие соответствующих полномочных органов. Уничтожение может осуществлять третья сторона, которую наняли для выполнения этой работы. Для любых случаев уничтожения документов третьей стороной необходимо наличие сертификатов.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here