Как правильно выбрать шредер для уничтожения документов?
Зачем и какие документы необходимо уничтожать?
В зависимости от типа и конфигурации, офисные устройства для измельчения бумаги способны справляться с уничтожением документов, пластиковых карт, некоторых видов пластика и даже CD-дисков. Надежная политика конфиденциального уничтожения важных документов защитит вашу компанию от:
- промышленного шпионажа;
- недобросовестных работников;
- кражи финансовых данных;
- большого объема документов с истекшим сроком хранения;
- хранения документов, утративших практическое значение.
Практически каждый офис сталкивается с проблемой нехватки места для хранения документов, утративших свою ценность и актуальность. Уничтожитель служит для оптимизации процессов уничтожения документов.
Критерии выбора шредера
Определяемся с выбором устройства для уничтожения документов в зависимости от функциональной нагрузки
Прежде, чем купить шредер, необходимо проанализировать объем документооборота на вашем предприятии, какого рода и степени секретности у вас документы, как часто и в каких объемах вы будете измельчать их. От этих параметров зависит, какого типа шредер вам подойдет наилучшим образом:
- интенсивность и частота использования;
- планируемое предельная нагрузка;
- количество сотрудников, которые будут использовать шредер;
- степень секретности документов;
- что кроме документов подлежит уничтожению.
Проведя такой анализ, вы определите свои потребности и убережете себя от ошибок при выборе необходимой модели аппарата для измельчения бумаг.
Классы измельчителей бумаг
Исходя из критериев, приведенных выше, все шредеры делятся на три основных класса:
- персональный;
- офисный;
- профессиональный.
Персональный шредер рассчитан на частое использование, около 20 раз в день. Способен уничтожать примерно 10 документов по одну загрузку. Урна небольшого размера.
Офисный измельчитель бумаги допускает эксплуатацию примерно пятью сотрудниками. Оптимальное количество загрузок в день — до 30. способен без лишней нагрузки уничтожать до 600 листов в день. Максимально допустимое количество загружаемых листов за один раз — не более 20. Степень секретности уничтожения документов у офисного шредера выше, чем у персонального. Урна позволяет хранить от 20 до 70 литров измельченной бумаги. Уничтожить пластиковые карты и диски на таком аппарате уже возможно.
Профессиональный шредер — это аппарат, способный работать длительное время и бесперебойно. Количество переработки бумаги — примерно от 2 до 20 000 экземпляров в день. Может эксплуатироваться коллективом до пятнадцати человек. Одна загрузки позволяет принять стопку толщиной в 40 листов. Уровень секретности такого аппарата наиболее высок. Так же, как и производительность. Уничтожение на нем подлежат как бумаги, так и пластиковые карты, CD- и флоппи-диски.
Классы секретности уничтожителей документов
Существует шесть классов секретности аппаратов для измельчения бумаги. От простых, которые режут бумагу на 11-12 мм, до сверхсекретных, рассчитанных на государственную тайну. Они режут бумагу на фракции меньше миллиметра. Современные шредеры способны резать бумагу различными способами. Наиболее популярные из них:
- грануляторы (максимально измельчают)
- шлифовальные машины (устанавливают длину и ширину полосы)
- крошители (режут на мелкие квадраты или круги)
- конфетти (режут бумагу на прямоугольники или ромбы)
- плоскорез (создают длинную продольную полосу)
- резаки (рвут бумагу на клочки).
Дополнительные функции шредеров
В зависимости от класса, измельчители бумаги могут быть оснащены такими полезными опциями, как жидкокристаллический дисплей, пересматривается окно в урне, разъем для USB-порта, счетчик писем.